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   第892期
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電子報內容
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【2018/11/5
pic   學校行政二三事〜給初兼行政教師的一些建議【文/楊昊韋 臺北市立瑠公國中總務主任】 pic
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 學校行政工作猶如維持學校這部大型機器順暢運作的潤滑劑,雖非主角卻又相當重要─學校行政團隊若能發揮良好的效能,對於師生的教與學必然提供到位的支援,也會為校務運作大大的加分。無奈如此重要的工作往往被許多教師視為畏途,為什麼呢?一方面是教師一旦兼任行政工作,就被視為「準公務員」,一些前所未知的「行政責任」悄然上身;二方面是教師的養成教育並未包含行政知能的訓練,所以接任行政工作就必從頭學習,除了必須熟悉自己所負責的業務之外,初任行政工作者甚至尚需學習公文書用語及基本的行政程序,而此時仍有課務在身;當然,還有許多可能來自上級長官的各種要求……。

 接任一項新的行政職務,首要之務是快速瀏覽並整理前一任留下的各種紙本與電子檔案─整理成自己容易搜尋的資料夾形式(每個人的檔案整理習慣不盡相同),並建立新學年度的各種新資料夾,以利日後資料的整理存放。此外,新職務的第一年試著儘可能「記流水帳」,將一整學年經歷過的各重要來文業務與重要行事簡記關鍵詞在桌曆上,如此一來當同一職務續任第二年時便能從容不亂。

 其實,擔任學校行政工作(不限於初任者)最最重要的一門功夫就是「敢問」,教師兼行政職務者大多具有願意助人的熱心,當我們接到一份來文要求必須做些什麼卻又摸不著頭緒時,除可詢問前一任同仁外,更可以拿起電話勇敢請教「同業公會」(同一行政職務之他校教師)中的前輩,相信稍微打聽一下就不難得知誰是他校同職務的資深前輩了,問問這些前輩通常能收事半功倍之效且少花許多冤枉時間喔!只是詢問之前最好還是先仔細看過來文,整理一下自己對所問業務的基本認知,以免腦袋空空的問不出關鍵點,更徒然耽誤他人的寶貴時間。

 筆者也建議同一行政職務至少做有任職兩年的心理準備,所謂一回生、二回熟,只要用心處理第一年的各項業務,則第二年做來肯定穩健甚多,切勿被第一年的不上手所帶來的疲累給擊倒囉!如果能撐過第二年,就可以樂觀期待第三年在穩健的基礎上求新求變,更可以成為同業公會中的前輩,行有餘力則幫助他人。不過筆者通常也建議同一職務最多歷練四年就可以了,太久的年資反而容易產生業務執行的盲點,不可不慎。

 學校行政工作是幫助他人且成就自己的神聖工作,期待有志有為者一起為教育的無限可能而努力!
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